Screening uitgelegd in 6W's (Deel 3)

Wat, Waarom, Wie, Wanneer, Waar en Welke Wijze
 

Inleiding

 Het goed screenen van nieuwe medewerkers of aankomende huurders is gedoe. Het is een administratieve last met een stevige inbreuk op de privacy van de betrokkene die dit moet ondergaan. Toch wordt dit middel steeds vaker ingezet als vast onderdeel van het instroomproces. Wat nog maar enkele jaren geleden uitzondering was, is nu snel regel aan het worden. Het screenen van bepaalde groepen en het checken van bepaalde gegevens is inmiddels een veelbesproken en beschreven thema, maar wat houdt het nu precies in, en waarom doe we dit ook al weer? 
 
Het goed uitvoeren van een screening kan een lastig proces zijn. Los van de privacy eisen, dient het snel te verlopen en moeten de gegevens zo optimaal mogelijk gecheckt zijn. Om tot een goede uitvoering te komen is het van belang om ook de context goed te begrijpen. Hoog tijd om daarom terug te gaan naar de basis van het screenen.  In deze white paper behandelen we aan de hand van 6 W’s de basis van het screenen.  
 
Na het Wat en Waarom van november 2017 (deze kun je hier teruglezen) en het Wie en Wanneer van de 6 w’s van afgelopen december (deze zijn hier terug te lezen) volgt nu tot slot het Waar en Welke Wijze
 

Waar

Veel werkgevers hebben nog een eigen proces, dat grotendeels op papier en Excel wordt bijgehouden. Praktisch gezien worden de delen van het screeningsproces uitgevoerd door verschillende medewerkers bij de toekomstig werkgever; men raadpleegt bepaalde bronnen, belt referenten en maakt een kopie van het diploma dat de kandidaat heeft meegenomen. Een dergelijk proces, dat qua uitvoering veelal versnipperd is binnen de organisatie, laat nog veel te wensen over qua informatievoorziening, beveiliging en vastlegging.
Steeds meer wordt gebruik gemaakt van hiervoor ontworpen software, die wordt aangeboden via een cloud applicatie. Het proces is zo veel mogelijk geautomatiseerd en gedigitaliseerd, en kan efficiënt worden afgehandeld. Gespecialiseerde partijen die dit bieden, zoals de Validata Group met CV-OK, hebben ook oog voor de privacy van de kandidaten en medewerkers en zijn zich zeer bewust van eisen rondom beveiliging. De voordelen zijn ook merkbaar voor de betrokkene die gescreend wordt, die een vriendelijker proces krijgt voorgeschoteld. Zo kan men in een beveiligde online omgeving de eigen, relevante gegevens aanleveren en worden op basis daarvan de juiste bronnen geraadpleegd. In de meest gevallen is een diploma al niet meer nodig voor de verificatie.

Welke Wijze?

Er zijn verschillende vertrekpunten bij verschillende aanbieders. De werkwijze van Validata Goup verschilt sterk van de werkwijze die voor een screening wordt aangehouden door recherchebureaus als bijvoorbeeld Hoffmann Bedrijfsrecherche. Het basis uitgangspunt is veelal hetzelfde: de relevante gegevens van de kandidaat of medewerker dienen geverifieerd en aangeleverd te worden. Hoe richt je deze verificatie van diverse gegevens in? Welke bronnen gebruik je voor de verschillende onderdelen? Welke data is het meest geschikt voor het doel van de screening?
 
Gelukkig nemen de mogelijkheden voor de verificatie van gegevens snel toe. Zo zijn er steeds meer gespecialiseerde partijen die bepaalde data aanbieden, en tevens zien we dat relevante registers steeds makkelijker aan te roepen zijn. Een mooi voorbeeld is Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) waar Validata Group al sinds 2009 mee samenwerkt. Met toestemming van de kandidaat mag DUO bevestigen dat iemand zijn/ haar diploma inderdaad heeft behaald. Op een slimme manier is die verificatie softwarematig ingericht en kan een medewerker van DUO in het systeem van CV-OK de verificatie uitvoeren. Dat werkt uitstekend. DUO zit echter niet stil en heeft al enkele jaren geleden haar diplomaregister online beschikbaar gemaakt. Door middel van inloggen met DigiD kan iedereen een gewaarmerkt kopie van zijn of haar diploma downloaden. Inmiddels is DUO weer een stap verder en biedt men aan partijen als Validata Group de mogelijkheid om rechtsreeks te koppelen met het diplomaregister. De betrokkene die gescreend wordt kan vanuit ons systeem een uitstapje maken en op die manier de eigen gegevens ophalen bij DUO.  Een mooie ontwikkeling.
 
Ook de aanvraag en ontvangst van de VOG is langzaam aan het veranderen. Sinds enkele jaren kan de aanvraag online worden gedaan waarbij ook gebruik wordt gemaakt van DigiD. Dat heeft het gehele proces doen versnellen, en is ook een goede ontwikkeling. De betrokkene ontvangt de afgegeven VOG echter nog steeds per reguliere post. Dat deel van het proces is voorlopig nog niet gedigitaliseerd.
 
Na de verzameling van de relevante gegevens wordt dit in de vorm van een rapport beschikbaar gesteld, en kunnen opdrachtgever en kandidaat verder. Mogelijk voldoet een bepaalde uitkomst niet aan de verwachtingen en kan dit leiden tot aanvullende vragen. Ook hier is er een belangenafweging bij de werkgever. Een goede werkgever stelt bij eventuele twijfel de kandidaat in staat om een en ander toe te lichten, waardoor het dienstverband veelal gewoon door kan gaan.  De screening heeft voor transparantie gezorgd, en het huiswerk is gedaan.
 

Tot slot

Het screenen van gegevens van nieuwe medewerkers, vrijwilligers en aankomende huurders is geen uitzondering meer. Toch is het nog voor veel organisaties grotendeels onbekend terrein en kunnen er dus veel stappen genomen worden om te zorgen voor een betere informatievoorziening hierover, een betere uitvoering en vastlegging van de screening zelf en niet te vergeten een betere borging van de privacywetgeving en de beveiliging van de gegevens en de verwerking. 
 
Het is goed om te benadrukken dat een goed screeningsbeleid uw organisatie en de directe en indirecte omgeving veel ellende kan besparen, maar tegelijkertijd heeft iedere screening een bepaalde impact op de persoon die het moet ondergaan. Om die reden is het van belang om goed te begrijpen hoe het screening proces zo goed mogelijk ingericht en gemanaged kan worden. Ik hoop dat deze white paper daaraan bij kan dragen.
 
Meer weten? U kunt contact opnemen met Harm Voogt, CEO van Validata Group, via email: harmvoogt@validatagroup.com of op 020 5356898

White paper

Wilt u alle punten nog eens rustig nalezen? Download dan nu gratis de gehele white paper!

Download




Bron/auteur: Validata Group
Publicatiedatum:10 januari 2018


Terug naar overzicht
Uw aanvraag is verstuurd.
De Validata Group B.V. (met de labels CV-OK, Vrijwilliger-OK en Wonen-OK) maakt gebruik van cookies en webstatistieken om beter inzicht te krijgen in het gebruik en de behoefte van de bezoeker. Dit doen we om deze website te kunnen blijven verbeteren voor de gebruikers. ×