Screening uitgelegd in 6 W's (Deel 2)

Wat, Waarom, Wie, Wanneer, Waar en Welke Wijze
 

Inleiding

 
Het goed screenen van nieuwe medewerkers of aankomende huurders is gedoe. Het is een administratieve last met een stevige inbreuk op de privacy van de betrokkene die dit moet ondergaan. Toch wordt dit middel steeds vaker ingezet als vast onderdeel van het instroomproces. Wat nog maar enkele jaren geleden uitzondering was, is nu snel regel aan het worden. Het screenen van bepaalde groepen en het checken van bepaalde gegevens is inmiddels een veelbesproken en beschreven thema, maar wat houdt het nu precies in, en waarom doe we dit ook al weer? 
 
Het goed uitvoeren van een screening kan een lastig proces zijn. Los van de privacy eisen, dient het snel te verlopen en moeten de gegevens zo optimaal mogelijk gecheckt zijn. Om tot een goede uitvoering te komen is het van belang om ook de context goed te begrijpen. Hoog tijd om daarom terug te gaan naar de basis van het screenen.  In deze white paper behandelen we aan de hand van 6 W’s de basis van het screenen.
 
Na het Wat en Waarom van vorige week (deze kun je hier teruglezen), deze week het Wie en Wanneer van de 6 w’s. 

 

1.    Wie

 
Wie wordt er gescreend? Employment screening betreft in feite iedereen die bij de organisatie werkzaam is of over de vloer komt. Dat geldt voor baliemedewerkers en directie, maar ook voor uitzendkrachten en in sommige gevallen ook voor bepaalde leveranciers. In principe geldt het dus voor iedereen, waarbij rekening moet worden gehouden met de functie die iemand bekleedt, of reden waarom iemand binnen komt. Er dient een risico afweging plaats te vinden, zodat de zwaarte van de screening proportioneel is. 
 
Zoals vermeld is er in diverse sectoren inmiddels regelgeving die verplicht om een aantal onderdelen te verifiëren voordat iemand mag beginnen aan een nieuwe functie. De financiële sector en de zorgsector zijn twee sprekende voorbeelden.
 
Vast dienstverband
Bij de eerste beleidvorming kiezen werkgevers vrijwel altijd voor de screening van nieuwe medewerkers die in vaste dienst komen. Binnen de financiële en de zorgsector is dit zelfs verplicht; voorafgaand aan de start van een nieuw dienstverband dient een aantal zaken geverifieerd en afgevinkt te worden.
 
Deze keuze is om drie redenen logisch te verklaren:
1)    Deze groep is makkelijk te definiëren; het zijn mensen die al verschillende sollicitatie stappen hebben doorlopen en op het punt staan in dienst te komen. Aan deze groep is de screening makkelijk uit te leggen. Daarnaast moet de sollicitant zich wel schikken, er is immers beleid en anders gaat de baan niet door.
2)    Deze groep gaat al door een sollicitatie- en onboarding proces heen, en de screening kan binnen dit proces vrij eenvoudig worden ingepast.  Het is ook een logisch moment; zo vlak voor de indiensttreding dienen er ook andere administratieve zaken te worden geregeld en kunnen er best wat checks bij of, waar nodig, worden aangepast.
3)    Het is intern makkelijk te verkopen. Het betreft immers nieuwe medewerkers die nog geen onderdeel zijn van de organisatie en die men nog niet kent, dus het is een kleine stap om dit als risicovol te bestempelen. De bestaande medewerkers worden door dit nieuwe beleid bovendien niet geraakt en de OR hoeft zich hier in principe ook niet over te buigen. 
 
Alhoewel dit om bovenstaande redenen een logische keuze is om mee te beginnen, is maar zeer de vraag of bij deze groep ook de grootste risico’s zitten. Een ding is zeker; je kunt je beleid niet beperken tot alleen deze groep.
 
Tijdelijk dienstverband
Een tweede groep waar vrij snel naar gekeken wordt is de flex schil. Van uitzendkracht tot interimmanager, alle tijdelijke medewerkers lopen ook rond op de vloer en beschikken veelal over dezelfde rechten en plichten als de eigen vaste medewerker. Het is daarom terecht dat ook deze groep op eenzelfde manier en onderdelen gescreend wordt. Bovendien is de band die medewerkers met een tijdelijke aanstelling hebben met de organisatie per definitie minder sterk dan de band die vaste medewerkers hebben. Het risico dat er iets fout gaat, bewust dan wel onbewust, is zeker niet minder dan bij vaste medewerkers.
 
De grote uitdaging van het screenen van tijdelijke medewerkers ligt in het feit dat je te maken hebt met verschillende leveranciers, zelfstandigen, uitzendkrachten etc. Hoe ‘vang’ je die in een behapbaar proces? Daar kom ik straks op terug.
 
Bestaande medewerkers
Steeds vaker zien we dat ook bestaande medewerkers een periodieke screening moeten ondergaan. De screening van een medewerker die al enkele jaren in dienst is bestaat uit andere onderdelen dan bij nieuwe instroom. Immers, veel weet je al van je bestaande populatie. De werkervaring is bekend, het ID-bewijs is al getoetst en mogelijk is het diploma ook al bekeken. Een periodieke screening betreft met name onderdelen die kunnen veranderen vanwege persoonlijke omstandigheden, of die vernieuwd dienen te worden volgens regelgeving. Bij bankmedewerkers kan dit gaan om financiële gegevens; is de persoon niet failliet verklaard? Binnen de zorgsector is het BIG-register van belang, en de zorgverlener dient iedere 5 jaar aan te tonen aan de gestelde eisen te voldoen. We zien ook een toename van de aanvraag van de VOG bij bestaand personeel, alsmede het periodiek ondertekenen van gedragscodes of integriteit verklaringen.
 
Het screenen van het huidige personeel vraagt om een goede voorbereiding. Het management en andere ‘stakeholders’ moeten het ondersteunen om er überhaupt een succes van te kunnen maken, en wanneer er eenmaal beleid is gemaakt dan dient dit ook met de OR afgestemd te worden. Het gaat immers over een beleidsaanpassing die het bestaand personeel aangaat. Wil je overgaan tot de invoering van de screening, zorg dan dat je hier vooraf en tijdens de screening goed over blijft communiceren. Ervaring leert dat bestaande medewerkers dit nieuwe beleid vaak lastig vinden.
 
 

2.    Wanneer

 
Op welk moment ga je over tot het screenen van medewerkers? Bij nieuwe medewerkers ligt het voor de hand om de screening in gang te zetten vlak voordat diegene in dienst treedt. Sollicitatiegesprekken zijn dan al geweest, beide partijen willen door, mogelijk is er ook net een assessment afgenomen en de voorwaarden voor de arbeidsovereenkomst zijn vrijwel rond. Nader beschouwd is de screening derhalve meer een noodzaak vanuit compliance dan dat het een sollicitatie onderdeel is. Beide partijen willen immers door, en de screening dient ervoor te zorgen dat alle formele eisen ook op orde zijn; zijn er geen redenen om het alsnog niet door te laten gaan?
 
Idealiter is de screening helemaal afgerond voordat iemand echt begint, dus het is van belang dit proces tijdig in gang te zetten. Gemiddelde doorlooptijden variëren en zijn afhankelijk van de onderdelen die gescreend worden. Twee onderdelen die enigszins onvoorspelbaar zijn qua doorlooptijd zijn de verificatie van de werkervaring en het verkrijgen van de VOG. Waar veel onderdelen binnen enkele dagen geverifieerd kunnen worden is het daarom toch verstandig om uit te gaan van een totale doorlooptijd van twee a drie weken. Dat moet voldoende zijn om alles af te kunnen vinken, en indien gewenst bij twijfel nog bepaalde zaken op te volgen. 
 
Het moment van screenen is voor alle nieuwe medewerkers hetzelfde, of men nu een vaste betrekking krijgt of een tijdelijke. Bij tijdelijke personeel spelen echter ander krachten een rol. Vaak dient men snel te beginnen en duurt de screening eigenlijk te lang. Zoals aangegeven kunnen sommige onderdelen snel afgerond worden, maar de VOG is helaas niet sneller te verkrijgen. In de praktijk zien we dan ook dat tijdelijke medewerkers vaak al kunnen beginnen, terwijl de screening nog niet is afgerond.  Uiteindelijk is het eventuele risico dat hiermee gepaard gaat een afweging die de organisatie zelf moet nemen. Dit is ook een afweging die een plek kan krijgen in het beleid.
 
Een andere uitdaging die speelt bij de flex medewerker heeft betrekking op de kosten. Een uitzendkracht of ZZP-er wordt vaak meerdere malen per jaar gescreend, wat vanuit een kostenperspectief niet handig is. Er zijn mogelijkheden om eerder geverifieerde gegevens opnieuw te gebruiken bij een volgende screening. Deze hergebruik van data is vanuit een kostenoogpunt aantrekkelijk, en tevens kan de doorlooptijd vaak omlaag, dus het mes snijdt aan twee kanten.
 
En als er dan toch kosten moeten worden gemaakt, bij wie vallen die dan? Steeds vaker worden de kosten door de opdrachtgever (tevens de werkgever) binnen de keten doorgeschoven naar de leverancier, en in veel gevallen ook naar de zelfstandige.
 
De screening van bestaande medewerkers is een periodiek proces dat eens in de paar jaar wordt gedaan. De termijn hangt ook hier af van de mate waarin men bepaalde risico’s wil managen en waarbij tevens wordt nagedacht over de belasting en inbreuk op de privacy van de medewerker. Een en ander dient in verhouding te staan en redelijk te zijn. Een eventuele doorlooptijd is minder van belang, men is toch al in dienst.
 

Benieuwd naar het Waar en Welke Wijze?

De komende maand zullen de laatste punten worden gepubliceerd. Wilt u niet langer wachten? Download dan nu de white paper.

Download




Bron/auteur: Validata Group
Publicatiedatum:7 december 2017


Terug naar overzicht
Uw aanvraag is verstuurd.
De websites van de Validata Group BV (waar CV-OK, Wonen-OK en Vrijwilliger-OK onderdeel van zijn) maken gebruik van cookies voor technische en analytische doeleinden, voor het delen van social media en om u advertenties te laten zien. Wij vragen akkoord voor het plaatsen van deze cookies. Meer informatie

Akkoord