Screening uitgelegd in 6 W’s

Wat, Waarom, Wie, Wanneer, Waar en Welke Wijze
 

Inleiding

Het goed screenen van nieuwe medewerkers of aankomende huurders is gedoe. Het is een administratieve last met een stevige inbreuk op de privacy van de betrokkene die dit moet ondergaan. Toch wordt dit middel steeds vaker ingezet als vast onderdeel van het instroomproces. Wat nog maar enkele jaren geleden uitzondering was, is nu snel regel aan het worden. Het screenen van bepaalde groepen en het checken van bepaalde gegevens is inmiddels een veelbesproken en beschreven thema, maar wat houdt het nu precies in, en waarom doe we dit ook al weer? 
 
Het goed uitvoeren van een screening kan een lastig proces zijn. Los van de privacy eisen, dient het snel te verlopen en moeten de gegevens zo optimaal mogelijk gecheckt zijn. Om tot een goede uitvoering te komen is het van belang om ook de context goed te begrijpen. Hoog tijd om daarom terug te gaan naar de basis van het screenen.  In deze white paper behandelen we aan de hand van 6 W’s de basis van het screenen.  
 

1.    Wat

Pre-employment screening is een achtergrondonderzoek dat op verzoek van de werkgever wordt uitgevoerd bij iemand die op het punt staat te beginnen in een nieuwe functie. Een deel van het onderzoek richt zich op gegevens die de persoon zelf heeft aangeleverd, waaronder bijvoorbeeld gegevens van het CV zoals werkervaring en diploma’s. Daarnaast worden ook gegevens gecheckt die de persoon niet zelf aanlevert, of kan aanleveren. Dat kunnen financiële gegevens zijn vanuit bepaalde registers, of een verificatie van ID document in het kader van de verificatieplicht van de werkgever.
 
Naast het screenen van nieuwe medewerkers bestaat inmiddels ook al ‘in-employment screening’. In-employment screening betreft de verificatie of vastlegging van bepaalde gegevens bij bestaande medewerkers. Dit wordt door werkgevers periodiek uitgevoerd, of wanneer iemand een promotie maakt, veelal naar een hogere positie waar een ander risicoprofiel bij hoort. De screening betreft vaak andere gegevens dan bij pre-employment screening. Zo is het al dan niet behaald hebben van het diploma minder van belang zodra iemand al geruime tijd werkzaam is bij de organisatie.
 
Veel werkgevers nemen overigens al stappen in hun sollicitatie en onboarding proces die in feite onderdeel zijn van een pre-employment screening, al noemen ze het zelf niet zo. Zo worden vaak al (van tevoren) onlinebronnen bekeken, en later in het proces diploma’s bekeken en gekopieerd, en referenten nagebeld. Dit zijn vormen van onderzoek die prima thuis passen in een screeningsbeleid.

2.    Waarom

De reden dat screening van gegevens van kandidaten en medewerkers überhaupt nodig is, is omdat er helaas oneerlijke kandidaten en medewerkers zijn. Die oneerlijkheid kan variëren van een ‘leugentje om bestwil’ tijdens de sollicitatie tot het plegen van regelrechte fraude tijdens het dienstverband. Persoonlijk falen kan tot enorme schade leiden bij de werkgever, maar ook in de directe en indirecte omgeving.
 
De screening wordt daarom steeds vaker als standaard onderdeel gezien van het gehele sollicitatieproces. Van oudsher bestaat het sollicitatieproces uit de nodige gesprekken en veelal ook uit een assessment. Deze twee onderdelen zijn met name op de inhoud gericht; past de persoon bij het bedrijf, zijn de competenties aanwezig om de juiste rol in te vullen en wellicht door te groeien? De screening is inmiddels een heel belangrijke toevoeging. Het is niet het belangrijkste onderdeel van deze drie pijlers, maar zonder screening is het huiswerk eenvoudigweg niet af. De screening zet de laatste puntjes op de i; het biedt transparantie en brengt mogelijke risico’s in kaart.  Dit onderstreept de toenemende behoefte aan transparantie en integriteit. 
 
Daarnaast is er steeds meer wet- en regelgeving gericht op het screenen van personeel. Een belangrijke reden hiervoor is dat organisaties hier zelden mee starten om preventieve redenen. Het is een lastig proces, en krijgt geen prioriteit. Aangezien eventuele schade zelden beperkt blijft tot alleen de werkgever zelf, maar de burger, consument en patiënt hier ook direct last van kan hebben, zien we steeds meer regulering in bepaalde sectoren. 
 
De financiële sector kent de Wet op het financieel toezicht (Wft). Hierin is vastgelegd dat bij de aankomende medewerkers in ieder geval de VOG, het insolventieregister en de betrouwbaarheid van de medewerker moet worden vastgesteld. Inmiddels is binnen de sector gebruikelijk dat een screening (ook wel ‘PES-verklaring’ genoemd) uit meerdere onderdelen bestaat, waaronder de verificatie van werkervaring en diploma’s. 
 
En binnen de zorgsector bestaat sinds begin 2016 de ‘vergewisplicht’, vastgelegd in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Iedere zorginstelling wordt hiermee verplicht om te controleren of de nieuwe medewerker geschikt is om zorg te verlenen.
 
Binnen de logistieke sector bestaat sinds enkele jaren de ‘known consignor’ wetgeving, aangenomen in de Verenigde Staten (VS). Deze wetgeving verplicht de logistieke dienstverlener die zich richt op luchttransport om het arbeids- en strafrechtelijk verleden van de magazijnmedewerkers na te lopen en vast te leggen.
 
Wordt een screening niet verplicht gesteld vanuit wet- of regelgeving, dan wordt steeds vaker vanuit eigen risicobeleid deze keuze gemaakt. Deze ontwikkeling zien we het eerst bij grote werkgevers die een maatschappelijke functie hebben en bij multinationals die in meerdere landen actief zijn. 

Benieuwd naar het Wie, Wanneer, Waar en Welke Wijze?

De komende maanden zullen de andere punten worden gepubliceerd.
Wilt u niet langer wachten? Download dan nu de white paper.

Download




Bron/auteur: Validata Group
Publicatiedatum:9 november 2017


Terug naar overzicht
Uw aanvraag is verstuurd.
De Validata Group B.V. (met de labels CV-OK, Vrijwilliger-OK en Wonen-OK) maakt gebruik van cookies en webstatistieken om beter inzicht te krijgen in het gebruik en de behoefte van de bezoeker. Dit doen we om deze website te kunnen blijven verbeteren voor de gebruikers. ×